کارکردهای کدینگ
کارکردهای کدینگ
بهطور کلی کدینگ و شمارهگذاری کالاها در سه لایه قابل بهکارگیری است:
- لایه تخصصی
- لایه عمومی
- لایه ملّی
نظامهای کدینگ در لایه تخصصی ، برای مرتفع کردن یک نیاز خاص در داخل یک بخش از سازمان طراحی میشوند. اطلاعاتی از کالاها که با استفاده از این نظامها تبدیل به کد میشود، در برگیرنده اطلاعات عملیاتی کالاها است که بیانکننده ویژگیهایی جدای از اطلاعات پایه کالا هستند. اطلاعات عملیاتی، ویژگیهای مرتبط با محیط تولید کالا، حجم تولید، زمان و به طور کلی اطلاعاتی غیر از چیستی و ماهیت یک کالا را بیان میکنند. بنابراین، هر یک از سازمانها در طراحی سیستمهای کدینگ تخصصی خود، عملیات و فرآیندهای بخش مربوطه را در نظر میگیرند و به کدگذاری اطلاعاتی میپردازند که برای افزایش بهرهوری فرآیندهای آن قسمت مورد نیاز است. همچنین سیستمهای استانداردی نیز برای کدینگ فرآیندهای تخصصی طراحی شدهاند که قابلیت انطباق با یک فرآیند تخصصی از سازمانهای مختلف را دارا هستند.
در لایه عمومی ، طراحی سیستم کدینگ با هدف تسهیل در برقراری ارتباط و انجام تعاملات بین واحدهای مختلف یک سازمان انجام میشود. برای مثال میتوان سیستم کدینگ مربوط به اطلاعات کالاهای موجود در انبار که باید در خط تولید استفاده شوند را در این زمره نام برد. در طراحی این سیستمها، آن دسته از اطلاعاتی مورد بررسی قرار میگیرند که نیاز است بین بخشهای مختلف یک سازمان مبادله شوند. بنابراین نوع اطلاعات طبقهبندی شده در این سیستمها نیز بسته به نیاز سازمانهاست و ممکن است فراتر از اطلاعات پایه کالاها باشد.
برای درک بهتر از کاربرد سیستمهای کدینگ تخصصی و عمومی، سازمانی را در نظر بگیرید که دارای بخشهای مختلفی نظیر تولید، انبار، فروش و … میباشد. هر یک از این بخشها بسته به نیاز و فرآیندهای اجرایی خود، نیازمند جمعآوری و دستهبندی عناصری از اطلاعات عملیاتی کالاها و اطلاعات پایه آنها میباشد. برای مثال در بخش انبار، هر کالا بر اساس اطلاعات پایه (که بیانگر چیستی آن کالا میباشد) و اطلاعات عملیاتی نظیر حجم ورود به انبار، تاریخ ورود، فرستنده و … کدگذاری میشود. سیستم کدگذاری این اطلاعات، سیستم کدینگ تخصصی بخش انبار نامیده میشود. به همین ترتیب بخشهای دیگر نیز سیستمهای تخصصی خود را بر اساس پارامترهای عملیاتی مورد نیاز خود مورد استفاده قرار میدهند. از طرف دیگر برای برقراری ارتباط مناسب بین همه این بخشها در سازمان لازم است که کالاها بر اساس پارامترهایی عمومیتر از آنچه در هر یک از بخشها دستهبندی میشوند، کدگذاری شوند. برای مثال در برقراری ارتباط بین بخش تولید و انبار، فقط برخی از پارامترهای کد شده توسط انبار که برای بخش تولید نیز اهمیت دارند مورد استفاده خواهد بود. این موضوع در برقراری ارتباط بین سایر عناصر سازمان نیز قابل مشاهده است. سیستم کدینگی که بدین ترتیب و با هدف برقراری ارتباط بین بخشهای سازمان طراحی میشود، سیستم کدینگ عمومی نامیده میشود.
بدیهی است که با توجه به متفاوت بودن ماهیت عملیاتی سازمانهای مختلف، بهرهبرداری از یک نظام کدینگ یکسان برای پوشش دادن همه نیازهای سازمانها مقدور نیست. اما نکته مشترک در هر دو مورد بالا این است که همه سازمانها برای طراحی سیستم کدینگ در هر دو سطح تخصصی و عمومی نیازمند در اختیار داشتن اطلاعات ماهیتی و پایه کالاها هستند. با توجه به این که اطلاعات پایه کالاها مستقل از سازمان و فرآیندهای آن بوده و قابلیت به اشتراکگذاری در همه سازمانها را دارا هستند، طراحی یک سیستم کدینگ اطلاعات پایه مشترک، زیربنای بسیار مناسبی را برای تسهیل در طراحی سیستمهای کدینگ عمومی و تخصصی فراهم میکند.
آنچه که در سطح ملی در مورد طراحی یک نظام کدینگ مطرح است، شمارهگذاری کالاها با توجه به اطلاعات پایه و ثابت آنها با هدف تسهیل در برقراری روابط و انجام تعاملات بین سازمانی است. با توجه به این تعریف، ایران کد با شناسایی و کدگذاری کالاها بر اساس اطلاعات پایه و اطلاعرسانی گسترده کالاها و عرضهکنندگان از طریق پورتال اطلاعرسانی ملی، زبان ارتباطی مشترکی را بین همه عناصر فعال در زنجیرههای گردش کالا در کشور ایجاد کرده است.
همچنین خدماتی نظیر ارائه کاتالوگ الکترونیکی محصول و بسته مدیریت موجودیها بر اساس ایران کد، فواید بهرهبرداری از این نظام را به عنوان یک بستر مناسب برای طراحی سیستمهای کدینگ عمومی و تخصصی بیشتر نمایان میکند.
